服務(wù)英語·會議服務(wù) 知識加油站

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成功組織會議的六項黃金法則

黃金法則一：運行高效的會議，做好的會議參與者。

這是會議管理的最基本的金科玉律。運行一個高效的會議，或者做一個好的會議參與者——都是為他人著想。所有其他會議管理流程的黃金法則都要遵從這個原則。

黃金法則二：做好準(zhǔn)備，確保所有的參與者也做好準(zhǔn)備。

在會議的前一天分發(fā)會議議程，確保每個人都有獲得相關(guān)背景材料。參與者有義務(wù)審查議程和背景材料并在抵達會議前做好相關(guān)準(zhǔn)備。如果會議組織者沒有提供足夠的信息，參與者應(yīng)該主動詢問。沒有人應(yīng)該在到達會議時還不知道他們?yōu)槭裁磥磉@里、來這里是做什么的。

如果沒有列入議程，組織者應(yīng)該自己慎重考慮一下是否真的需要一個會議。

黃金法則三：堅持一個時間表。

要準(zhǔn)時開會，準(zhǔn)時結(jié)束（或甚至更早）。準(zhǔn)時開始需要有紀(jì)律的組織者和參與者。遲到是對所有準(zhǔn)時到達的人的不尊重。但如果所有參與者知道組織者將準(zhǔn)時啟動會議，那么他們一定盡可能地準(zhǔn)時到達。

及時完成也至關(guān)重要。如果每個人都同意，會議將持續(xù)一個小時，會議一分鐘也不應(yīng)該比這更長。當(dāng)然，會議議程切合實際情況也很重要。如果只需要20分鐘就能完成會議目的，會議應(yīng)該在20分鐘后結(jié)束。任何延長都是浪費大家的時間。

會議安排的時間也很重要。在不方便的時間安排會議（例如法定工作時間以外）可能會產(chǎn)生非常消極的士氣。突發(fā)事件是一個組織者必須要考慮的，會增加會議時間的事實，但常規(guī)會議應(yīng)該安排合理的時間以方便參與者。

黃金法則四：不要岔開話題。

大多數(shù)組織都至少有一個人總喜歡在會議期間講故事。不論他是組織者還是參與者之一，所有會議參加者都有責(zé)任引導(dǎo)會議返回到實質(zhì)性議程。不應(yīng)因一個人的走題而犧牲所有人的時間，當(dāng)然，這也是團隊精神的重要元素。同時，講故事可以是非常有用的，如果它是作為一個教學(xué)范例被使用的話。然而，如果會議明顯跑題的話，還是需要有人將之引回正題。

黃金法則五：不要召開不必要的會議。

仔細評估需要多久舉行一次常規(guī)會議。例如，如果你有日常員工會議，會議的效率如何？會議的頻率還能低點嗎？或者，也許會議能隨便找個地方開幾分鐘就完事呢？員工會議是辦公室溝通的重要的載體，但重要的是要找到有效利用時間和良好溝通的平衡。

黃金法則六：總結(jié)會議時要明確下一步計劃及負責(zé)人。

如果會上做出任何決定（即使這個決定是“研究問題”）會議組織者都應(yīng)該清楚地總結(jié)處下一步計劃以及負責(zé)人。如果組織者未能做到這一點，那么參與者需要發(fā)言，要求澄清下一個步驟。這是至關(guān)重要的。如果會議結(jié)束，而沒有負責(zé)人完成會議制定的計劃，那么這次會議只是浪費大家的時間而已。

這些簡單的規(guī)則能使會議更有效率。實施他們并不容易，因為他們需要準(zhǔn)備和紀(jì)律，但是這樣做可以使組織效率產(chǎn)生一個巨大的變化。

附錄　酒店組織結(jié)構(gòu)表（各部門職位名稱）

酒店常見告示

公共區(qū)域 Public Area

公共區(qū)域請勿吸煙 Public Area No Smoking

觀光電梯 Sightseeing Lift

洗手間 Toilet（Gentlemen/Ladies）

茶水房 Watering Room

滅火箱 Fire Extinguisher

安全出口 Exit

一區(qū)客房電梯 Guest Elevator to Block 1

二區(qū)客房電梯 Guest Elevator to Block 2

三區(qū)客房電梯 Guest Elevator to Block 3

一區(qū)客房 Guest Rooms in Block 1

二區(qū)客房 Guest Rooms in Block 2

三區(qū)客房 Guest Rooms in Block 3

總經(jīng)理辦公室 General Manager Office

副總經(jīng)理辦公室 Deputy General Manager Office

行政辦公室 Executive Office

人力資源部 Human Resource De-partment

人力資源總監(jiān) Director of HR Dept.

應(yīng)聘填表處 For Application

員工通道示意圖 Employee Access Sketch Map

員工培訓(xùn)室 Staff Training Room

員工更衣室 Staff Locker Room

員工食堂 Staff Canteen

緊急救助室 First Aid Room

員工打卡處 punch card rack

財務(wù)部 Accounting Department

財務(wù)總監(jiān) Director of ACC Dept.

財務(wù)主管 Supervisor of ACC Dept.

出納 Cashier

采購部 Purchasing Dept.

文具倉庫 Stationery Storehouse

電腦部 EDP Office

程控機房 PABX Office

機房重地 engine room

非工作人員禁止入內(nèi) Do Not Enter Without Permission

前廳部 Front Office Department

酒店大堂 Hotel Lobby

大堂副理 Assistant Manager

接待 Reception

團隊接待 Group Reception

結(jié)賬 Settle Accounts

外幣兌換 Foreign Currency

禮賓部 Concierge

問詢 Information

行李寄存 Left Luggage

商務(wù)中心 Business Center

書店 Bookstore

鮮花店 Flower shop

商店 Shopping Area

精品店 Boutique

酒店平面示意圖 Hotel Floor Plan

賓客意見箱 Guest Question Naire

公用電話 Public Phone

自動提款機 ATM

總機房 Operator

操作間 Operation Room

非工作人員禁止入內(nèi) on entry staff only

管家部 Housekeeping Department

行政管家 Executive Housekeeper

行政樓層 Executive Floor

商務(wù)會所 Business Club

無煙樓層 Non-Smoking Floor

網(wǎng)球場 Tennis court

臺球室 Billiards

乒乓球室 Table Tennis

殘疾人客房 Disabled Room

管道槽 Pipe

工作間 Working Room

布草間 Linen Room

盥洗間 Bath Room

儲藏室 Storage room

餐飲部 Food & Beverage Department

餐飲總監(jiān) Director of F&B Dept.

中餐廳 Chinese Restaurant

西餐廳 Western Restaurant

大堂休息室 Lobby Lounge

咖啡廳 Café

送餐部 Room Service

品茶閣 Tea Pavilion

棋牌室 Chess Room

池畔吧 Poolside Bar

宴會廳 Banquet Hall

宴會單間 Banquet Private

衣帽間 Cloakroom

會議室 Conference Room

中式廚房 Chinese Kitchen

中式冷菜間 Chinese Cold Kitchen

鮑翅間 Abalone and Shark Fin Room

燒臘間 Chinese BBQ Room

中式點心房 Dim Sum Room

生料 Fresh Foods

半成品 Semi-Manufactured

肉食區(qū) Meat Area

藥材柜 Medicinal Materials

西廚房 Western Kitchen

西廚冷菜間 Western Cold Kitchen

西餅房 Pastry and Bakery

烘烤間 Baking Room

巧克力房 Chocalate Room

管事部 Steward

酒水倉庫 Beverage Store

洗碗間 Dishwasher Room

消毒 Disinfecting

濕垃圾房 Wet Garbage Room

干垃圾房 Dry Garbage Room

市場拓展部 Sales & Marketing Department

美工室 Art Design

工程部 Engineering Department

工程部辦公室 Engineering Office

維修室 Maintenance Room

電器維修間 Electricity Maintenance Room

配電房 Power Room

鍋爐房 Boiler Room

木工房 Carpenter Room

保安部 Security Department

監(jiān)控室 Surveillance Room

康體娛樂部 Entertainment Department

夜總會 Night Club

休閑中心 Leisure Center

室內(nèi)游泳池 Indoor Swimming Pool

足療中心 Foot Massage Center

桑拿浴 Sauna

按摩室 Massage

健身房 Gymnasium

美容美發(fā) Barber

電子游戲廳 Games Center